Je eerste werknemer aannemen: dit komt erbij kijken

Het gaat goed met je bedrijf en je merkt dat je het werk niet meer alleen aankunt. Tijd voor je eerste werknemer. Dat is een mooie stap, maar ook een stap met verplichtingen. Je bent vanaf dat moment werkgever, met alle regels die daarbij horen. Wie weet wat er op hem afkomt, voorkomt fouten en verrassingen achteraf.

Eerst de afweging: werknemer of opdracht?

Niet elke vorm van hulp hoeft een vaste baan te zijn. Je kunt ook werken met een zzp’er, een uitzendkracht of een oproepkracht. Elke vorm heeft eigen regels en kosten. Let bij een zzp’er goed op de manier van samenwerken. Werkt iemand onder jouw leiding, op vaste tijden en als onderdeel van je team, dan kan er sprake zijn van een dienstverband, ook als jullie iets anders hebben afgesproken. Dat kan achteraf tot naheffingen leiden.

Kies je voor een werknemer in loondienst, dan krijg je iemand die zich echt aan je bedrijf verbindt. Daar staan wel verplichtingen tegenover.

Wat je regelt voordat de werknemer begint

Voor je eerste werknemer zijn er een aantal zaken die je vooraf moet regelen. Een deel daarvan is wettelijk verplicht.

Checklist voor je eerste werknemer

• Meld je bij de Belastingdienst aan als werkgever. Je krijgt dan een loonheffingennummer.
• Stel een arbeidsovereenkomst op en controleer of er een cao geldt voor jouw branche.
• Controleer de identiteit van je nieuwe werknemer en bewaar een kopie van het identiteitsbewijs in je loonadministratie.
• Sluit een contract af met een arbodienst of bedrijfsarts.
• Ga na of je verplicht bent aangesloten bij een pensioenfonds voor je branche.
• Denk na over een verzuimverzekering, want bij ziekte betaal je het loon langere tijd door.

Het loon en de loonaangifte

Als werkgever houd je loonheffingen in op het loon van je werknemer en draag je die af aan de Belastingdienst. Dat gaat via de loonaangifte, die je meestal per maand doet. Daarnaast betaal je zelf werkgeverspremies. Je werknemer krijgt bij elke uitbetaling een loonstrook met alle bedragen erop.

Er komt meer bij kijken dan het brutoloon. Werknemers bouwen vakantiedagen en vakantiegeld op, en de cao kan extra toeslagen of een eindejaarsuitkering voorschrijven. Ook het minimumloon wordt regelmatig aangepast. Een fout in de loonaangifte merk je soms pas maanden later, als de Belastingdienst een correctie stuurt.

Wat een werknemer echt kost

Het brutoloon is maar een deel van de kosten. Daarbovenop betaal je werkgeverspremies, en je reserveert vakantiegeld en vakantiedagen. Komt daar een pensioenregeling bij, dan betaal je meestal ook een deel van de premie. Reken verder op kosten voor een verzuimverzekering, de arbodienst, een werkplek, materiaal en eventueel opleidingen. Maak daarom een begroting voordat je iemand aanneemt. Dan weet je hoeveel extra omzet nodig is om de nieuwe functie terug te verdienen.

Zelf doen of uitbesteden?

Een eenvoudige loonadministratie voor een of twee mensen kun je met de juiste software zelf bijhouden. Toch kiezen veel kleine werkgevers ervoor om de salarisadministratie uit te besteden. De regels veranderen ieder jaar, en een specialist houdt die wijzigingen voor je bij. Ook bij zaken als ziekte, ontslag of een andere functie weet een salarisspecialist welke regels gelden en wat je moet aanpassen.

Uitbesteden levert vooral rust op. Jij levert de gewerkte uren en wijzigingen aan, en de loonstroken, aangiftes en jaaropgaven worden voor je verzorgd. Zo houd je je tijd vrij voor het werk waarvoor je die nieuwe collega juist nodig had.

Een goede start voor jullie allebei

Je eerste werknemer is ook voor jou als ondernemer een nieuw begin. Neem de tijd voor een goede inwerkperiode en maak duidelijke afspraken over taken en verwachtingen. Twijfel je over de contractvorm, de proeftijd of de cao, dan helpt personeelsadvies om dat vanaf het begin goed vast te leggen. Als de administratie vanaf de eerste dag op orde is, kun je je richten op wat echt telt: samen het bedrijf verder brengen.